Intern audit

I Odder Kommune er der et stærkt fokus på at udvikle og vedligeholde det gode arbejdsmiljø, og der gennemføres derfor interne audits af arbejdsmiljøet på kommunens arbejdspladser. Formålet med de interne audits er at sikre, at alle arbejdspladser i Odder Kommune lever op til lovgivningen og de fælles interne retningslinjer.

De interne audits giver desuden mulighed for at skabe overblik over arbejdsmiljøindsatsen i den samlede organisation samt få indblik i de udfordringer, der er i arbejdsmiljøarbejdet på de lokale arbejdspladser. De interne audits bidrager dermed til vidensopsamling, og de skaber et grundlag for udvikling af arbejdsmiljøet.

I 2019 har Hovedudvalget valgt at rette særligt fokus mod følgende temaer i forbindelse med intern audit:

  • Registrering og læring i forhold til vold, trusler og anden krænkende adfærd
  • Arbejdsmængde og tidspres med fokus på, hvordan man taler om og arbejder med sammenhæng i og prioritering af arbejdsopgaverne
  • Forebyggelse og håndtering af sygefravær

Der gennemføres intern audit på alle arbejdspladser minimum én gang indenfor en 3-årig periode. De interne audits gennemføres løbende, og i december og juni måned sker der en udmelding af, hvilke arbejdspladser der skal auditeres i det kommende halvår.

HR er ansvarlig for planlægning og gennemførelse af interne audits. Interne audits gennemføres ved besøg på de udvalgte arbejdspladser. Besøget foretages af mindst en auditør fra HR. Auditøren udarbejder et program for besøget, som sendes til lederen/arbejdsmiljøgruppen ca. 14 dage før besøget.

Besøget afsluttes med en drøftelse af resultatet af den interne audit, og der indgås aftaler om, hvornår og hvordan der skal følges op på rapporten, som udarbejdes på baggrund af besøget. Auditøren udarbejder rapporten og sender den til lederen senest 14 dage efter besøget. 

Hvis der konstateres afvigelser, skal arbejdsmiljøgruppen melde tilbage til auditøren, når afvigelserne er lukket. Tilbagemeldingen skal indeholde en kort beskrivelse af, hvordan afvigelsen er lukket. Lukningen skal endvidere dokumenteres. Beskrivelse og dokumentation fremsendes på mail til auditør. Der gives normalt frist på 3 måneder til lukning af afvigelser. De enkelte arbejdsmiljøgrupper/MED-udvalg er selv ansvarlige for at afsætte tilstrækkelige ressourcer til at sikre dette.

Lukning af afvigelserne skal godkendes af auditøren. Dette foregår enten ved gennemsyn af dokumentation eller ved besøg på arbejdspladsen. Auditøren fremsender afslutningsvis en mail til arbejdsmiljøgruppen som kvittering for godkendelse af lukningerne.

Auditrapporterne behandles løbende på det relevante områdeudvalg. Desuden udarbejder Ledelse & Udvikling halvårligt et statusnotat, som samler op på alle interne audits gennemført i det seneste halvår. Notatet, som samler op på interne audits gennemført i andet halvår, vil indgå som en del af arbejdsmiljøregnskabet. I rapporten vil der blive gjort samlet status i forhold til de af Hovedudvalget udvalgte temaer, ligesom der vil blive peget på øvrige områder, hvor der ses henholdsvis en positiv og en negativ udvikling.

Download statusnotat for første halvår 2019 som pdf.