Tidligere skulle arbejdsgiver udfærdige et ansættelsesbevis, hvis ansættelsesforholdet var på mere end 8 timer i gennemsnit om ugen over en referenceperiode på 1 måned og derover. Ansættelsesbeviset skulle udleveres til medarbejderen indenfor den første måneds ansættelse.
Opsummering af de nye regler pr. den 1. september 2023 omhandler bl.a., at arbejdsgiver fremover har pligt til at udfærdige et ansættelsesbevis, som opfylder minimumskravene i ansættelsesbevisloven, til medarbejdere, hvis ansættelsesforhold er på mere end 3 timer i gennemsnit om ugen over en referenceperiode på 4 på hinanden følgende uger.
Ansættelsesbeviset skal udleveres til medarbejderen senest 7 kalenderdage efter, at medarbejderen er tiltrådt.
Ændringer i aftalte ansættelsesvilkår skal bekræftes af arbejdsgiver på skrift senest samtidig med, at ændringerne træder i kraft.
Det betyder bl.a. at:
- når der er timeændringer skal arbejdsgiver sende/udlevere et dokument til medarbejderen med oplysning om det nye timetal senest på det tidspunkt, hvor ændringer træder i kraft. Arbejdsgiver kan med fordel anvende blanket i Diaform.
- når der sker forlængelser, skal arbejdsgiver indberette i Rollebaseret i god tid inden, så Lønkontoret kan nå at udarbejde ændret ansættelsesbevis senest på det tidspunkt, hvor ændringen træder i kraft.
Typer af medarbejdere
Der er 2 typer af medarbejdere, som har krav på ansættelsesbevis, når de arbejder mere end 3 timer om ugen i mere end 4 uger:
- Fast månedslønnede (skal have ansættelsesbrev, når ansættelsen varer udover 1 måned)
- Timelønnede (skal have et ansættelsesbrev, når ansættelsen varer under 1 måned og er på mere end 3 timer om ugen i 4 på hinanden følgende uger)
Særlig opmærksomhed på tilkaldevikarer:
En tilkaldevikar er en person, som arbejdsgiver ringer til/kontakter, fordi der er opstået et akut behov, fx. sygdom. En tilkaldevikar er ikke en timelønnet medarbejder efter reglerne i de enkelte overenskomster. En tilkaldevikar aflønnes dog efter reglerne for timelønnede, men alle øvrige vilkår for timelønsansatte følges ikke.
Det tilhørende protokollat til aftalen om ansættelsesbeviser fastslår, at alle, der tilknyttes som tilkaldevikar, skal have et tilkaldebevis, som indeholder oplysninger om alle væsentlige vilkår for et eventuelt tilkald.
Det skal fremgå tydeligt af tilkaldebeviset, at tilkaldevikarer ikke har mødepligt, at tilkaldevikarer ikke har pligt til at stå til rådighed mellem tilkaldene/vikariaterne. Det er vigtigt, at tilkaldevikarer er fuldt ud bekendt med rammerne for tilknytningen herunder, at tilkaldevikarer alene er beskæftiget i den tidsmæssige periode, der er aftalt for den enkelte dag.
I modsat fald risikerer arbejdsgiver, at det formodes, at en tilkaldevikar, der har haft tilkaldevikariater hos arbejdsgiver i en periode ud over 3 måneder, bliver betragtet som værende fastansat.
Arbejdsgiver skal derudover være opmærksom på ikke at indkalde tilkaldevikarer til personalemøder, faglige arrangementer mv, som det fastansatte personale indkaldes til.
Særlig opmærksomhed, når tilkaldevikar bliver timelønnet vikar:
Hvis en medarbejder er ansat som tilkaldevikar og senere i ansættelsen får tilbudt ansættelse som timelønnet medarbejder i 14 dage pga. sygdom eller ferie, skal medarbejderen oprettes på ny i RI – Lønservice med et nyt medarbejdernummer. Når der indberettes arbejdstimer skal timerne indberettes korrekt på disse 2 medarbejdernumre.
Skabeloner til ansættelsesbevis
Der er oprettet skabeloner til de forskellige typer af ansættelser. Skabelonerne findes i Rollebaseret Indgang (RI).
Det betyder fremover, at lønkontoret udsteder bevis til tilkaldevikarer, når der sker indberetning til RI. Arbejdsgiver skal fortsat indberette tilkaldevikarernes timer, som hidtidig.