En god planlægning skal være med til at sikre, at
- Der bliver planlagt en god proces på arbejdspladsen
- Formålet med trivselsmålingen står klart for alle på arbejdspladsen
- Alle kender deres rolle og ansvar i processen
- Der udvikles og fastholdes et anerkendende og tillidsfuldt miljø, hvor alle er trygge ved at skulle give og modtage feedback
- Der er tydeligt fokus på opfølgning på resultaterne af undersøgelsen
Medarbejderne skal have forståelse for, hvad trivselsmåling er, og hvordan deres bidrag skal være med til at fremme trivslen, arbejdsglæden og god ledelse. Alle parter vinder ved god medinddragelse - arbejdspladsen, medarbejderne, ledelsen og borgerne.
Før
Forankring i MED
Som leder er det dit ansvar at sætte trivselsmålingen på dagsordenen, mens selve processen er forankret i det lokale MED-udvalg (LMU)/Personalemøder med MED-status, idet trivselsmålingen er et fælles ansvar. Det betyder, at beslutninger vedrørende processen træffes i LMU, ligesom LMU også er ansvarlige for at følge op på processen. LMU udarbejder en tids- og handleplan, som skal sikre, at hele arbejdspladsen bliver orienteret om baggrund, formål, gennemførelse og opfølgning på trivselsmålingen. Det er dit ansvar som leder at sikre rammerne for, at medarbejderne har mulighed for at besvare spørgeskemaet.
Informer medarbejderne løbende
Som leder har du en meget vigtig rolle med at udvikle trivslen på arbejdspladsen. Din ageren i det daglige er afgørende for, at der bliver sat en retning på udviklingen af kerneopgaven og af arbejdspladsen, og at der bliver fulgt op på de indsatser, der bliver iværksat. Det er afgørende for forløbet, at dine medarbejdere forstår, anerkender og er trygge ved trivselsmålingen og det opfølgende arbejde efter trivselsmålingen. Du skal derfor informere dine medarbejdere om processen både før, under og efter blandt andet ved at orientere om den tids- og handleplan, som LMU har udarbejdet.
Understøttende materiale
Ledelse og Udvikling udarbejder materialer, som kan understøtte dig i processen på arbejdspladsen. Materialerne vil blive uploadet til HR-portalen.
Under
Motiver til besvarelse
Hvis trivselsmålingen skal bidrage til at skabe udvikling på arbejdspladsen, er det vigtigt, at medarbejderne besvarer spørgeskemaet. Jo højere svarprocent, jo mere validt resultat. Du kan som leder motivere og støtte dine medarbejdere, så I sammen kan få så mange til at deltage som muligt. Gør det tillokkende at deltage ved at forklare om vigtigheden af deres bidrag samtidig med, at du gør det nemt for alle at deltage.
Svarbarometer
Der vil på HR-portalen være et svarbarometer, der viser både den overordnede og den lokale svarprocent. Tjek det løbende for at se, hvordan svarprocenten ser ud for netop din arbejdsplads. Svarbarometeret kan være med til at indikere, om der skal gøres en ekstra indsats for at øge svarprocenten.
Efter
Nedenfor er inspiration til, hvordan et forløb på arbejdspladsen kan se ud, fra du modtager resultaterne af trivselsmålingen, til der ligger en færdig udviklings- og handleplan.
- Modtagelse og læsning af rapport
- Selvrefleksion over resultaterne
- Sparring med andre om resultaterne (eks. leder, kollega, HR-konsulent)
- Fælles drøftelse af resultaterne i LMU og planlægning af proces med understøttende tidsplan
- Præsentation og drøftelse af resultaterne i den samlede medarbejdergruppe samt drøftelse og prioritering af de vigtigste temaer og indsatsområder
- Dialog med lederkolleger
- Lederfeedback som resulterer i udviklingsplan og lederaftale
- Handleplan for arbejdspladsen
- Opfølgningsmøde med medarbejderne
Selvrefleksion
Hverken spørgsmålene eller svarene fra trivselsmålingen er entydige. Det er derfor vigtigt, at du som leder bestræber dig på at fastholde nysgerrigheden på resultaterne.
Inden I drøfter resultaterne i LMU, vil det være en god forberedelse selv at gennemgå resultaterne og reflektere over, hvor du mener resultaterne viser behov for at udvikle enten egen ledelsespraksis og/eller samspillet med medarbejderne, egen leder eller lederkolleger. Du bør have fokus på såvel den kvantitative del (tallene) og den kvalitative del (de eventuelle supplerende kommentarer).
Når du forholder dig til resultaterne, er det en forudsætning, at du inden forholder dig til de fælles arbejdsmiljømål, som HovedUdvalget har vedtaget, Ledelses- og Organisationsgrundlaget samt den ramme din lederprofil sætter for god ledelse i Odder Kommune. På den måde kan resultaterne tolkes op imod vores fælles forståelse af trivsel, godt psykiske arbejdsmiljø og god ledelse og dermed skabe det bedste fundament for dialogen med medarbejderne.
Sparring med andre
Det vil næsten altid være nyttigt at få sparring på resultaterne og få andres øjne på fortolkningen. Sparringen kan også understøtte, at du kan få gode råd, ideer eller konkrete løsninger til, hvordan du tolker resultaterne og vælger at gribe den fremadrettede proces an.
Du kan vælge at indbyde din nærmeste leder til en dialog omkring resultaterne. Dette skal ikke opfattes som en lederudviklingssamtale, men udelukkende som sparring på din umiddelbare tolkning af resultaterne. Du kan også vælge at få sparring med en HR-konsulent eller en lederkollega.
Drøftelsen i LMU
Trivselsmålingen er forankret i LMU, og resultaterne fra trivselsmålingen skal drøftes og fortolkes i fællesskab i LMU. Resultaterne giver ikke i sig selv svaret på, hvordan du skal agere fremadrettet som leder og i samarbejde med medarbejderne. Det er vigtigt, at medarbejderne inddrages i processen, så arbejdet med videreudvikling af trivslen bliver nærværende for alle.
Selve fastlæggelsen af, hvordan processen skal tilrettelægges fremadrettet, skal aftales i LMU. Det er derfor vigtigt, at du holder et møde med LMU, inden resultaterne fra trivselsmålingen fremlægges for medarbejderne.
Præsentation for medarbejderne
Et af de vigtigste elementer i opfølgningen er den første præsentation af resultaterne for medarbejderne. Det er vigtigt, at I i LMU har aftalt, hvordan resultatet skal præsenteres, og hvem der gør hvad. Er det dig, der præsenterer resultatet, er det tillidsrepræsentanten eller arbejdsmiljørepræsentanten, eller er det noget I gør i fællesskab? Præsentationen er ikke en konklusion på, hvordan trivslen er på arbejdspladsen, men skal lægge op til dialog om resultatet.
Dialogen er vigtig, da den skaber den fælles forståelse af resultaterne og grundlaget for den fremadrettede handling og opfølgning. Med afsæt i resultaterne fra trivselsmålingen skabes en fælles forståelse af, hvad god trivsel, godt psykisk arbejdsmiljø og god ledelse er, og hvordan I arbejder videre med at udvikle disse tre temaer. Det er vigtigt at fokusere på, at I skal arbejde videre med de udviklingsområder, hvor I konkret kan gøre en forskel.
Svarprocenten bør indgå i præsentationen og fortolkning af resultaterne. Der er ikke angivet en minimum svarprocent, men ved en lav svarprocent skal I overveje målingens pålidelighed, og hvorledes der kan følges op på resultaterne.
For at trivselsmålingen skal gøre en forskel, er det vigtigt, at I handler der, hvor I i fællesskab mener, at en indsats kan gøre en forskel. Få derfor opsamlet de vigtigste konklusioner og pointer fra drøftelsen. De skal give afsæt for jeres udviklings- og handleplan og skal løbende bringes i spil i en periode for at se, om der bliver fulgt op, og hvilken forskel det gør.
Sparring med lederkollegaer
Trivselsmålingen er en 270 graders evaluering. Det betyder, at du ikke direkte evaluerer eller bliver evalueret af dine lederkolleger. Trivselsmålingen kan dog alligevel være en god anledning til at gå i dialog med lederkollegerne.
Lederfeedback
Som en naturlig del af opfølgningen på den i trivselsmålingen indeholdte lederevaluering gennemføres lederfeedback. Lederfeedback er en dialogisk proces, som lægger vægt på din udvikling med afsæt i resultatet af trivselsmålingen, lederprofilen samt den nuværende lederudviklingsplan. Lederfeedback er et alternativ til den klassiske ledelsesevaluering i form af 360 graders måling.
Samtaler mellem dig og din nærmeste overordnede er omdrejningspunktet for lederfeedback. Formålet med samtalerne er at give dig feedback på måden, hvorpå du varetager lederrollen samt sikre din fortsatte udvikling.
Lederfeedback er først og fremmest proces, men lederfeedbacken skal også resultere i fortsat lederudvikling, og der skal derfor i forbindelse med ledersamtalen udarbejdes en lederudviklingsplan som en integreret del af den fornyede lederaftale.
Handleplan for arbejdspladsen
Der skal udarbejdes en handleplan, som kan gøre resultaterne af trivselsmålingen mere konkrete. Handleplanen beskriver, hvordan I kan arbejde arbejde videre med konkrete handlinger samt hvem, der har ansvaret for de enkelte tiltag.
Opfølgningsplan
Det er ofte en god ide at afslutte processen med et opfølgningsmøde, hvor du i samarbejde med LMU gør status over de initiativer, der er igangsat i forlængelse af trivselsmålingen. Hvis det er muligt, vil det også være en god ide undervejs i processen løbende at synliggøre indsatser og resultater. Det kan være med til at fastholde opmærksomheden på effekterne i hverdagen.
Hent yderligere inspiration til arbejdet med trivselsmålingen i Væksthus for Ledelses publikation Få mere ud af trivselsmålingen.