Det fremgår af loven, at
- arbejdsgiver skal indføre et ”objektivt, pålideligt og tilgængeligt” arbejdstidsregistreringssystem, der gør det muligt at registrere og dokumentere den daglige arbejdstid for hver enkelt medarbejder
- arbejdstidsregistreringssystemet skal sikre overholdelse og dokumentation af de gældende regler om:
- daglig og ugentlig hviletid og
- maksimal ugentlig arbejdstid
- medarbejder skal kunne tilgå egne oplysninger i systemet. Dette kan opfyldes ved, at arbejdsgiver udleverer oplysningerne på anmodning.
- oplysningerne om arbejdstid skal opbevares i 5 år efter udløbet af en 4-måneders periode.
Beskæftigelsesministeren har bekræftet, at
- medarbejderne kan nøjes med at registrere afvigelser fra den aftalte og/eller skemalagte arbejdstid og
- loven kræver kun registrering af medarbejdernes samlede daglige arbejdstid uden at der skal specificeres i hvilket tidsrum, at arbejdet er udført.
Der er ingen specifikke form- eller systemkrav til tidsregistreringen. Registreringen kan derfor ske manuelt som elektronisk.
Personafgrænsning
Tidsregistreringskravet vil som udgangspunkt gælde alle medarbejdere.
Dog indgår der i loven en mulighed for at undtage ”selvtilrettelæggere” fra reglerne om maksimal ugentlig arbejdstid samt registrering heraf. Selvtilrettelæggere er ikke at forstå som ”selvtilrettelæggere”, som det er angivet i forskellige overenskomster.
Direktionen har besluttet, at koncernledelsen bl.a. grundet deres ledelsesfunktion er undtaget fra tidsregistreringskravet. De vil derfor modtage et tillæg til deres ansættelsesbevis, hvor dette fremgår. Alle øvrige medarbejdere og ledere skal registrere deres arbejdstid.
Systemunderstøttelse
Odder kommune har allerede en række systemer, hvor der i dag foretages registrering af arbejdstid. Digitalisering og Indkøb har foretaget en nærmere afdækning af, hvorvidt eksisterende systemer lever op til kravene i lovgivningen.
Medarbejdere, der allerede i dag får deres arbejdstid registeret i ét af følgende systemer skal derfor ikke foretage sig yderligere:
OPUS vagtplan, Neksus, Trio og AULA.
Medarbejdere, der ikke er omfattet af ét af ovenstående systemer, men hvor arbejdstiden er angivet i en mødeplan, der skal leder sikre sig, at mødeplanerne registreres i fx AULA eller i NOVA for hver enkelt medarbejder.
Administrativt personale eller andet personale, der ikke er omfattet af et af ovenstående systemer, skal registrere i et excel regneark. Regnearket skal opbevares i NOVA. Der er udsendt en vejledning fra Digitalisering og Indkøb om oprettelse af NOVAsag og adgang til fleksskema.
Hvad vil ske fremover
Odder Kommune vil løbende evaluere, om de angivne systemer opfylder evt. præcisering af kravene, inden der igangsættes større forandringer herunder tilkøb af supplerende registreringssystemer.